ÖKC & Yeni Nesil Yazarkasa Entegrasyonu Nedir? Tam Rehber

Satış yazılımı ile yazarkasa arasında iki yönlü bir veri hattı kurar. Kasada oluşan sepet cihaza gider, cihaz tahsilatı alıp mali fişi basar, ardından fiş numarası ve ödeme detayı yazılıma geri döner. Sonuç: kasiyer aynı satışı iki sisteme girmez, stok anında düşer, ciro ve gün sonu raporu otomatik oluşur. Mali bildirim tarafı cihazda kalır, entegrasyon onu değiştirmez.

GMP-3 (Genel Mesajlaşma Protokolü 3), harici yazılım ve donanımların yeni nesil ÖKC ile nasıl haberleşeceğini tanımlayan ortak standarttır. Restoran otomasyonları, kasa yazılımları ve sipariş uygulamalarının bu standarda uyması gerekir. Ortak standart sayesinde farklı marka cihazlar benzer mantıkla entegre edilir; cihaz markası değiştiğinde yazılım mimarisi baştan yazılmaz, yalnızca sürücü katmanı uyarlanır.

TSM (Trusted Service Manager), yeni nesil ÖKC'lerin kurulumunu, uzaktan yönetimini ve GİB ile güvenli haberleşmesini sağlayan bilgi işlem merkezidir. Cihazın mali ve ödeme uygulamaları TSM üzerinden yüklenir ve güncellenir; günlük satış bilgileri de bu kanaldan Gelir İdaresi'ne iletilir. Cihazın aktivasyonu yetkili serviste TSM bağlantısı kurulduktan sonra tamamlanır.

Üç ana grup vardır. EFT-POS özellikli ÖKC kart ödemesi ile mali fişi tek cihazda birleştirir. Basit/mobil ÖKC seyyar ve düşük hacimli satışlar içindir. Bilgisayar bağlantılı ÖKC ise bir PC'deki market veya perakende yazılımına bağlanır, barkod ve terazi ile birlikte çalışır. Yüksek fiş hacmi ve barkod ihtiyacı varsa PC bağlantılı model, hareketli satışta EFT-POS özellikli model tercih edilir.

Perakende mal veya hizmet satışı yapan birinci ve ikinci sınıf tacirler kural olarak yeni nesil ÖKC kullanmakla yükümlüdür. Muafiyette belirleyici olan "münhasıran" şartıdır: yalnızca finans, sigorta, ulaşım, eğitim, sağlık, serbest meslek, inşaat ve emlak gibi belirli alanlarda faaliyet gösterenler GİB'in yayımladığı listeler kapsamında muaf tutulabilir. Kendi durumunuz için güncel listeyi ve mali müşavirinizin görüşünü esas alın.

Mevzuat, işe başlama tarihinden itibaren 30 gün içinde ödeme kaydedici cihaz edinilmesini şart koşar. Bu süre içinde cihaz alınmaz veya kayıt yaptırılmazsa usulsüzlük cezası gündeme gelir. Yazılım entegrasyonu bu takvimden bağımsız ilerleyebilir; cihaz aktive edildikten sonra kasa yazılımının bağlanması genellikle birkaç gün içinde tamamlanır.

Hayır. Eski nesil ödeme kaydedici cihazların kullanımına yönelik geçiş süreci tamamlandı ve bu cihazlar yürürlükten kaldırıldı. Halen eski cihazla çalışan işletmelerin yeni nesil ÖKC'ye geçmesi gerekir. Geçişte ürün kartları, KDV oranları ve departman tanımları yeni cihaza taşınır; eski cihazın mali hafıza kayıtları ise mevzuatta belirtilen saklama süresince muhafaza edilir.

Tüm satışlarını e-Fatura veya e-Arşiv fatura ile belgeleyen ve mevzuatta belirtilen büyüklük koşullarını sağlayan mükellefler yeni nesil ÖKC kullanma mecburiyetinden muaf tutulabilir. Bu durumda kart tahsilatı için cihaz kullanılmaya devam edilir ancak mali fiş yerine tahsilat bilgi fişi basılır, mali belge e-Arşiv tarafında oluşur. Muafiyet başvurusu ve şartların sağlanıp sağlanmadığı mükellef bazında değerlendirilir.

Mali fiş, satışın vergisel olarak belgelendiği ve mali hafızaya işlenen belgedir. Tahsilat bilgi fişi ise mali belge değildir; sadece kart tahsilatının yapıldığını gösterir ve satışın faturası ayrıca e-Arşiv/e-Fatura olarak düzenlenir. ÖKC muafiyeti bulunan e-belge mükellefleri bu ikinci akışı kullanır. Yazılım tarafında iki akışın ayrı ayrı modellenmesi, aynı satışın mükerrer belgelenmesini önler.

Mali hafıza değiştirilemez bir bileşendir; dolduğunda cihaz mali fiş kesemez ve yetkili servis aracılığıyla hurdaya ayrılma işlemi yapılır. Ardından yeni bir cihaz devreye alınır. Bu geçişte satış yazılımınızdaki ticari veri kaybolmaz, yalnızca cihaz kimliği ve seri numarası güncellenir. Entegrasyon katmanı cihaz kimliğini yapılandırmadan okuyacak şekilde tasarlanırsa cihaz değişimi yarım günlük bir işe iner.

Cihazınız entegrasyona uygun bir yeni nesil ÖKC ise büyük olasılıkla evet. Belirleyici olan üç şey var: modelin GMP-3 desteği, üreticinin servis/SDK katmanına erişim ve cihazda gerekli uygulamanın TSM üzerinden yüklü olması. Bu üçü sağlanıyorsa mevcut programınıza ya da sıfırdan geliştirilecek bir özel yazılım projesine bağlanabilir. Uygunluk kontrolü marka ve model bazında yapılır.

Hugin, Beko, Profilo, Ingenico, Verifone, Olivetti, Perkon, Inpos, EnPos, Pavo ve Token gibi yaygın yeni nesil ÖKC markalarının büyük çoğunluğu üreticinin servis katmanı ve GMP-3 üzerinden entegre edilebilir. Detaylar model ve firmware sürümüne göre değişir; aynı markanın eski bir modeli desteklediği komut setinde sınırlı kalabilir. Proje başlamadan cihaz listesinin marka-model-sürüm olarak çıkarılması gerekir.

Mali fiş kesildiği anda satılan kalemler stoktan düşülür ve kritik stok uyarısı tetiklenir. Muhasebe tarafında günlük ciro KDV oranı bazında kırılıp tek bir kayda dönüşür; bu veri Logo, Mikro, Netsis veya Paraşüt gibi programlara otomatik aktarılır. Böylece gün sonunda Z raporunu elle işleme, ciro tutarını yeniden yazma ve KDV kırılımını hesaplama işi tamamen ortadan kalkar.

Satış tarafı durmaz. Yeni nesil ÖKC mali fişi basmaya devam eder ve bildirimleri bağlantı geldiğinde TSM üzerinden iletir. Yazılım tarafında da satışların yerel kuyruğa yazılıp bağlantı döndüğünde merkeze senkronlanması gerekir. Kritik olan çakışma yönetimidir: Edge Bilişim projelerinde her satışa yerelde üretilen benzersiz bir anahtar veriyoruz, senkronizasyon bu anahtar üzerinden yürüdüğü için aynı fiş merkeze iki kez yazılmıyor.

Garson tablet veya el terminalinden adisyonu açar, sipariş mutfak ekranına düşer. Hesap kapanışında tutar EFT-POS özellikli ÖKC'ye gönderilir; kart çekilir, mali fiş basılır ve satış anında yazılıma işlenir. Hesap bölme, ikram, bahşiş ve yemek kartı ile kısmi ödeme senaryolarının entegrasyonda ayrıca modellenmesi gerekir; aksi halde bölünen hesaplarda fiş-satış eşleşmesi bozulur ve gün sonu raporu tutmaz.

Tek bir liste fiyatı yoktur çünkü üç ayrı kalem devrededir: cihazın kendisi (satın alma veya banka kiralaması, kimi paketlerde ciro komisyonlu), yetkili servisin katma değerli hizmet ücretleri ve yazılım entegrasyonu. Yazılım tarafının bedelini kasa adedi, marka-model çeşitliliği, sektör senaryosunun karmaşıklığı ve arka ofis kapsamı belirler. Tek kasalı bir işletme ile 20 şubeli bir zincirin projesi aynı ölçekte değildir.

Önce sahadaki cihazların marka-model-firmware envanterini çıkarıp hangi komut setinin desteklendiğini doğruluyoruz. Ardından üreticinin test ortamında sepet gönderme, iptal, kısmi iade ve bağlantı kopması senaryolarını tek tek geçiriyoruz. Canlıya geçişten önce bir şubede gölge gün uygulayıp Z raporu ile yazılım cirosunu satır satır karşılaştırıyoruz. Teslimatta entegrasyon katmanının kaynak kodu ve OpenAPI dokümantasyonu Git deposuyla devrediliyor.