Oto Servis & Tamirhane İş Emri Yazılımı Rehberi: Araç, İş Emri ve Parçayı Tek Sistemde Yönetin

Araç kartı, ruhsat sahibi ve fatura muhatabı üç ayrı alan olarak tutulmalıdır. Kiralık araçta fatura kiralama şirketine, hasar işinde muafiyet dışındaki kısım sigortaya, şirket aracında ise firmaya kesilir. Bu ayrım kabul ekranında yapılmazsa fatura düzeltmeleri ve iptal-yeniden kesim ay sonunda birikir. Doğru kurguda iş emri açılırken fatura muhatabı seçilir, cari hesap ve vade otomatik o tarafa işler.

Araç kabul edildiğinde plakayla iş emri açılır ve tanımlı durumlar arasında ilerler: teşhis, teklif bekliyor, onaylandı, işlemde, parça bekliyor, test, teslime hazır. Panoda her lift bir sütundur, iş emirleri kart olarak taşınır. Danışman ekrana bakarak müşteriye net saat verir; "parça bekliyor" durumundaki araçlar ayrı görüldüğü için alanı tıkayan yarım işler de anında fark edilir.

Her araç plaka ve şasi ile tanımlanır; geçmiş iş emirleri, değişen parçalar, kilometre seyri ve toplam harcama tek kartta toplanır. Usta teşhis öncesi bu kartı açtığında aynı arızanın daha önce görülüp görülmediğini, hangi parçanın ne zaman ve hangi kilometrede değiştiğini görür. Tekrarlayan bir arıza garanti kapsamına giriyorsa bu da kayıttan anlaşılır; müşteriye verilen bilgi tahmine değil geçmişe dayanır.

İş emrine yazılan parça anında stoktan düşer ve maliyeti o işe işlenir; ay sonunda "parça nereye gitti" sorusu kalmaz. Sık dönen kalemler için asgari ve azami seviye tanımlanır; seviye delindiğinde sistem sipariş önerisi üretir. Öneri hesabı geçmiş tüketim hızına ve tedarikçi teslim süresine dayanır, böylece hem iş ortasında parça tükenmesi hem gereksiz stok bağlama önlenir.

Parça kartı OEM kodunu esas alır; muadil üretici kodları ve tedarikçi kodları aynı kartın altına çapraz referans olarak bağlanır. Böylece aynı balata için üç ayrı stok kartı oluşmaz, sayım tutar. Teklifte müşteriye orijinal ve muadil seçenekleri fiyat farkıyla birlikte gösterilebilir; hangi seçeneğin seçildiği iş emrine yazılır. Bu kayıt, sonraki bir garanti tartışmasında da dayanak olur.

Evet. Her hizmete standart bir işçilik süresi tanımlanır ve teklif bu süreden hesaplanır; usta işi başlatıp bitirdiğinde gerçek süre de kaydedilir. Ay sonunda ustanın serviste geçirdiği toplam saat ile iş emirlerine yazılabilen saatin oranı verimlilik göstergesini verir. Edge Bilişim olarak bu ölçümü kurarken standart süreleri servisin kendi geçmiş verisinden kalibre ediyor, prim hesabını da aynı tabana bağlıyoruz.

Evet. İş emri durumu değiştiğinde müşteriye otomatik bildirim gidebilir; ayrıca kendisine özel bir bağlantıdan aracın hangi aşamada olduğunu, onayladığı kalemleri ve tahmini teslim saatini görebilir. Bu portal "arabam hazır mı" aramalarını belirgin biçimde azaltır. Onarım öncesi ve sonrası fotoğraflar da aynı bağlantıdan paylaşıldığında yapılan iş görsel olarak kanıtlanmış olur.

Evet. İş emrine hasar dosya numarası, sigorta şirketi, eksper onay tarihi ve muafiyet tutarı işlenir; sigortaya kesilecek kısım ile müşteriden tahsil edilecek kısım ayrı kalemler olarak ayrışır. Eksper onayı beklenen işler ayrı bir durumda tutulur, böylece onaysız işe başlanmaz. Sigorta şirketleri cari hesap olarak izlendiği için hangi dosyanın ne kadar süredir ödenmediği tek raporda görünür.

Evet. Her sözleşmeli firma için işçilik saat ücreti ve parça iskonto oranı tanımlanır; o firmanın aracı geldiğinde teklif otomatik anlaşmalı tarifeden hesaplanır, danışmanın ayrı hesap yapmasına gerek kalmaz. Dönem sonunda firmanın tüm araçlarının iş emirleri araç ve plaka bazlı dökümüyle tek e-faturada birleşir. Cari bakiye, vade ve mutabakat da aynı ekrandan izlenir.

Tamamlanan iş emri tek adımda e-fatura veya e-arşiv belgesine dönüşür; perakende satışta fiş akışı desteklenir. Muhasebe tarafında Logo, Mikro gibi sistemlerle entegrasyon kurularak satış, tahsilat ve stok hareketleri otomatik aktarılır, çift veri girişi biter. Entegrasyonun kapsamı baştan netleştirilmelidir: yalnızca fatura mı aktarılacak, yoksa cari ve stok hareketleri de mi senkron olacak?

Doğru zamanlandığında evet. Sistem bir sonraki temas tarihini son bakım kilometresi, aracın günlük ortalama kilometresi ve muayene/sigorta yenileme tarihinden hesaplar; tahmini tarihten yaklaşık iki hafta önce mesaj gönderir. Kritik nokta ölçümdür: gönderilen her hatırlatma kampanyası için kaç randevu ve kaç iş emri döndüğü raporlanmazsa hatırlatma yalnızca bir SMS gideri olarak kalır.

Evet. Müşteriden teslim alınan lastik seti araç kartına bağlanır; marka, ebat, diş derinliği, DOT tarihi, raf/koridor konumu ve saklama sözleşmesi bitiş tarihi kaydedilir. Sezon dönüşünde sistem hangi müşterinin lastiğinin nerede olduğunu ve hangi setin diş derinliği kritik seviyeye indiğini listeler; bu liste hem randevu planlamasının hem yeni lastik satışının doğrudan girdisidir.

Yerel kurulumlu paket programlarda tek seferlik lisans bedelleri 2026 liste fiyatlarında yaklaşık 20 bin TL bandından başlıyor, kullanıcı ve modül sayısıyla 85 bin TL üzerine çıkabiliyor; ayrıca yıllık destek bedeli var. Bulut programlar kullanıcı başına aylık abonelikle çalışır ve toplam maliyet kullanıcı sayısıyla büyür. Özel yazılım tek seferlik proje bedelidir; kapsam, entegrasyon sayısı ve şube yapısı fiyatı belirler. Standart süreçte abonelik, kendine özgü tarife ve sigorta akışında özel yazılım avantajlıdır.

Kritik ekranlar için evet. Usta tablette iş emrine işlem girer, parça okutur ve fotoğraf ekler; bağlantı koptuğunda kayıtlar cihazda tutulur, bağlantı gelince sunucuyla senkronize olur. Bu davranış baştan tasarlanmalıdır, sonradan eklenmesi maliyetlidir. Servis içi kullanım yoğunsa iş emri ve parça ekranlarını ayrı bir mobil uygulama olarak kurmak, tarayıcı üzerinden çalışmaya göre daha hızlı bir akış verir.

Evet. İş emrine bağlı olmayan tezgah üstü satışlar için hızlı satış ekranı kurulur; barkod okutulur, stok düşer, fiş veya e-arşiv kesilir. Motor yağı, akü ve fren hidroliği gibi raf ömrü olan kalemlerde parti ve son kullanma tarihi takibi de gerekir; bu disiplinin en sıkı uygulandığı örneği miat ve parti bazlı stok takibi rehberinde, varyantlı perakende satış mantığını ise mağaza POS yazılımı rehberinde bulabilirsiniz.

Sipariş sistemde açıksa mal kabul ekranı beklenen kalemleri listeler; gelen parça barkodla okutulur, eksik veya fazla gelen kalem anında işaretlenir ve irsaliye farkı tedarikçi carisine yansır. Barkodsuz parçalar için servis içi etiket basılır ve raf adresi atanır. Aynı sayım ve doğrulama mantığının fabrika ölçeğindeki uygulamasını barkodlu mal kabul ve sevkiyat sistemleri rehberinde anlattık.

Müşteri, araç, parça ve geçmiş servis kayıtları yeni sisteme aktarılır; kritik adım plaka ve parça kodlarının tekilleştirilmesidir, çünkü eski kayıtlarda aynı araç veya parça çoğu zaman birden fazla satırda durur. Süre kapsama bağlıdır: çekirdek araç, iş emri ve parça yapısı birkaç haftada devreye alınabilir; randevu, sigorta, e-fatura ve çok şube katmanları eklendiğinde takvim birkaç aya uzar.

Evet. Her şube kendi iş emri, stok ve tahsilatını yönetirken merkez tümünü tek ekrandan izler. Bir şubede olmayan parça diğer şubede aranır ve transfer talebi kayıt altında açılır; parça yola çıktığında ara depoda görünür, teslim alındığında hedef şubenin stoğuna geçer. Yetkilendirme şube bazlıdır: şube müdürü yalnızca kendi verisini, merkez ise konsolide raporu görür.

Sistem HTTPS ile şifrelenir, rol bazlı yetkilendirme ve işlem günlüğü tutulur; kim hangi kaydı ne zaman değiştirmiş izlenebilir. Kişisel veri en az yetki ilkesiyle işlenir: usta iş emrini görür ama cari bakiyeyi görmez. Kabul fotoğrafları ve tutanaklar da aynı yetki kuralına tabidir. Saklama süreleri ve silme talebi akışı baştan tanımlanmalı, yedekleme düzeni ise sözleşmede yazılı hale getirilmelidir.

Zorlanma genelde yazılımdan değil, ustadan istenen ekstra veri girişinden doğar. Bu yüzden usta ekranı üç işe indirgenmelidir: işi başlat, kullandığın parçayı okut, işi bitir. Fotoğraf ve not eklemek tek dokunuş olmalı, klavye kullanımı en aza inmelidir. Edge Bilişim olarak devreye almayı tek seferde değil kademeli yapıyoruz; önce iş emri ve parça ekranı, ekip alıştıktan sonra teklif-onay ve raporlama katmanı açılıyor.